A partir del 9 de noviembre los notarios podrán, por primera vez, tramitar contratos, constituir sociedades, o nombrar administradores de forma telemática, a distancia. Lo harán mediante videoconferencia y la autorización y firma de los documentos requeridos en cada caso se llevará a cabo a través de la sede electrónica notarial, a la que se accede a través del Portal Notarial del Ciudadano.

De esta manera los notarios españoles darán respuesta a la exigencia de la Unión Europea (plasmada en la Directiva 2019/1151) de permitir que cualquier ciudadano pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro sin necesidad de presencia física, un requisito que fue incorporado a la legislación española en mayo pasado (Ley 11/2023) dando seis meses a los notarios para adaptar sus sistemas informáticos y aplicarla.

La videoconferencia va a permitir agilizar trámites societarios que urgen a las empresas, o resolver situaciones societarias en las que es difícil reunir presencialmente a todas las personas que habrían de estar, porque los legisladores han extendido la posibilidad de usar medios telemáticos a más trámites que la mera constitución de sociedades que exigía la directiva, comenta José Alberto Marín, decano del Colegio Notarial de Catalunya, que ha participado desde el inicio en el proceso de digitalización de las actuaciones notariales.

No obstante, en esa lista de trámites que pueden resolverse íntegramente online prácticamente no hay ninguno de los que con mayor frecuencia realizan los particulares, como la firma de compraventas, préstamos o el testamento.
El legislador ha optado por la prudencia porque el asesoramiento y la comprobación de que las personas que firman papeles lo hacen libremente, sin ser coaccionados, es una labor fundamental del notario, y por videoconferencia sólo vemos un plano del cliente, no podemos saber en qué condiciones está la persona que está al otro lado y si se están produciendo circunstancias negativas que afecten a su decisión.

Por eso, se restringen los trámites puramente telemáticos a documentos de ámbito mercantil como constitución de sociedades, ampliaciones de capital, nombramiento de administradores, cambios de domicilio de sociedades, actas de junta general... 
Son actos que firma el administrador o el secretario del consejo de administración, que son personas que están familiarizadas con el negocio y habituados a tratar con las notarías.

Uno de los pocos trámites, si no el único, que sí podrán hacer por videoconferencia los particulares es la tramitación de poderes notariales , siempre que no sean poderes generales, sino para una cuestión concreta, porque se considera que en ese caso las posibles consecuencias negativas son más limitadas, según detalla el decano del Colegio Notarial de Catalunya. Y también se prevé que puedan firmarse testamentos en circunstancias excepcionales de confinamiento por pandemia.

Pero que los particulares no puedan firmar electrónicamente los papeles de matrimonio, divorcio, herencias o hipotecas no quiere decir que no puedan aprovechar el portal digital de los notarios y sistemas como la videoconferencia para agilizar esos trámites. Pueden hacer telemáticas todas las entrevistas previas de asesoramiento, la consulta de documentos o de escrituras ya firmadas, y de esa forma sólo deberán desplazarse hasta la notaría el día de la firma. (Fuente L.V)

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